こんにちは。SEA SIDE.代表のとしです。

前回は「超習慣化シート」について、具体的な活用方法をお伝えしました。今回は「タイムマネジメントの基本」について、本部での経験から学んだ、体系的な時間管理の方法をお話しします。

■ なぜ階層的な時間管理が必要なのか

本部での業務は、店舗運営とは比較にならないほど複雑でした。20カ国以上の事業を管理し、国内外の関係者と連携しながら、50億円規模の部門運営を行う。この状況で最も重要だったのは、時間の階層的な管理でした。

■ 5つの時間軸での管理

1. 半期計画：大きな方向性の設定

半期の開始時に、以下の要素を含む半年間の計画を立案します：

• 主要な事業目標と達成時期
• 定例会議やイベントの年間スケジュール
• プロジェクトのマイルストーン

2. 月次計画：具体的な実行計画

毎月初めに、その月の具体的な予定を全て組み込みます。特に重要なのは、月単位でしか見えてこない業務の波を把握することです。月初の計画立案で、その月の業務量の偏りを事前に把握し、リソースの適切な配分を行います。

3. 週間計画：ルーティンの確立

週間の基本フレームを作ることで、業務の安定性と予測可能性を高めます：

• 月曜日：振り返りと実行策立案
  • 前週の実績分析
  • 今週の具体的な実行計画策定
• 火曜日：実行策のブラッシュアップと共有
  • 計画の詳細な詰め
  • 海外拠点との共有と調整
• 水曜日：役員会議と結果共有
  • 実行策の承認取得
  • 決定事項の海外展開
• 木曜日：実務と準備
  • 承認された施策の具体的準備
  • 必要な作業の実施
• 金曜日：締めと次週準備
  • 週間の作業完了
  • 次週の予定確定
  • 振り返りの準備

4. 日別の時間配分

一日を3つの時間帯に分けて、業務の性質に合わせた配分を行います：

• 午前（集中タイム）
  • 最重要かつ期限の迫った業務
  • 集中力を要する企画立案
  • 重要な資料作成
• 昼（コミュニケーションタイム）
  • 各種ミーティング
  • 関係部署との調整
  • チーム内での情報共有
• 夕方（ルーティンタイム）
  • 日常的な作業の完了
  • 翌日の準備
  • 必要な報告書の作成

■ このシステムを機能させるためのポイント

このような階層的な時間管理を効果的に運用するために、以下の点を特に意識しました：

1. ルーティン業務は固定の時間枠を設定し、そこにミーティングを入れない
2. 予期せぬ事態のための余裕を各時間枠に設ける
3. 定期的な見直しと調整を行い、システムを柔軟に進化させる

■ 次回予告：主体性の育成

次回は「主体性の育成」について、このような時間管理システムをチーム全体で運用するための方法をお話しします。